Google Workspace Nedir? Nasıl Kullanılır?

Teknolojinin gelişmesi iş dünyasındaki dinamikleri de önemli ölçüde değiştirdi. Günümüzde küçük ve büyük fark etmeksizin birçok şirket dijital ortamda çalışmalarını yürütmeye başladı. Bu kapsamda iş dünyasındaki gereksinimleri barındıran bulut tabanlı uygulamalar tek çatı altında toplandı.

Bulut tabanlı uygulamaları bir arada sunan bu hizmet, Google Workspace olarak adlandırıldı. Biz de bu yazımızda Google Workspace ile ilgili bir rehber hazırladık.

Google Workspace Ne İşe Yarar?

Google Workspace, işletmelerdeki çalışanlara iş birliği yapma ve iletişim kurma imkanı sunan bir bulut tabanlı platformdur. Bu platform aynı zamanda çalışanların üretkenlik ihtiyacını da karşılıyor.

Platform tarafından sunulan araçlar sayesinde çalışanlar, iş süreçlerini daha kolay ilerletebilirler. İşletmelere hızlı ve akıllı kararlar verme olanağı sunan bu hizmette şu uygulamalar birbirleriyle entegreli çalışıyor;

• Gmail
• Sites
• Drive
• Sheets
• Meet
• Calendar
• Chat
• Forms
• Docs
• Slides

Platformla en karmaşık iş süreçleri dahi kolayca yönetilebiliyor. Platform, kullanıcılarına dosyaları yükleyip paylaşma imkanı sunuyor. Google Workspace sayesinde veriler, Google Drive isimli bulut depolama alanına aktarılarak kaybolmaları engellenir. Kullanılan cihazlar bozulduğunda dahi verilere yine ulaşabilirsiniz.

Bahsettiğimiz platform bulut tabanlı sistem olduğundan dolayı tablet, web tarayıcısı ve telefondan giriş sağlanarak kullanılıyor. İnternet bağlantısının bulunduğu tüm cihazlardan kolayca erişim sağlanabiliyor.

Google Workspace Avantajları Nelerdir?

İş süreçlerini hızlandıran Google Workspace avantajları şöyle sıralanabilir;

• Ekipler arasında iş birliğini kolaylaştırır.
• Esnek çalışma imkanı sunar.
• Entegrasyonu kolaylaştırır.
• Mükemmel organizasyon sağlar.
• İş süreçlerini hızlandırır.
• Maliyeti azaltır.
• İş süreçleri verimli ilerler.
• Kullanıcı verilerini yüksek güvenlik standartlarına uygun olarak koruyor.
• Müşterilerle iyi iletişim kurulmasını sağlar.

Google Workspace aracılığıyla işletmeler, Google Takvim üzerinden randevularını takip edebilir. Google Drive ile de dosyaları düzenleyerek iş süreçlerini verimli hale getirebilirler.

Platform hem yukarıda sıraladığımız uygulamalarla hem de üçüncü taraf uygulamalarla da entegreli çalışıyor. İşletmeler bu platform sayesinde diğer ofis yazılımlarına ihtiyaç duymaz.

Google, bakım ve güncelleme işlerini yaptığından dolayı IT maliyetleri önemli ölçüde düşüyor. Platform tüm cihazlardan kolayca açılabiliyor. Bu sebeple mekan ve zaman sıkıntısı yoktur. Kullanıcılar iş süreçlerini diledikleri zaman ve yerde yönetebilirler.

Google Workspace; belge paylaşma, oluşturma ve düzenleme süreçlerini hızlandırıyor. Özellikle anında mesajlaşma, video konferans vb. araçlarla iletişim hızlı ilerliyor.

Google Workspace Nasıl Kullanılır?

Google Workspace kullanımı için şu adımlar takip edilmelidir;

• Platformu kullanmaya başlamak için öncelikle ekibe uygun plan seçilir.
• Platform üzerinden hesap oluşturulduktan sonra ekiplere uygun olarak da kullanıcı hesapları oluşturulur. Bu noktada kullanıcıların her biri Workspace’in özelliklerine erişir. Aynı zamanda kullanıcılar, özel e-posta adreslerine de erişim sağlar.
• Kullanıcılar, platformun güvenlik özelliklerini kendilerine göre ayarlayabilirler.
• Workspace’in destek ekibine ulaşarak yardım alınabilir. Ayrıca Workspace ile ilgili kaynaklarla eğitim materyalleri de kullanılarak ekip eğitilir.

Google Workspace’in e-posta hizmeti olan Gmail’i kullanabilirsiniz. Gmail şu işlemler için kullanılıyor;

• E-posta gönderme,
• E-posta alma,
• E-postaları cevaplama,
• E-postaya dosya ekleme,

Platformla entegre edilen Google Calendar, takvim yönetmeyi sağlıyor. Workspace üzerinden toplantılar organize edilebilir. Randevu planlama işleri de gerçekleşir. 

Google Meet ile online toplantılar düzenlenebilir. Ekipler, video konferans aracılığıyla birbirleriyle iletişim kurabilir. Google Docs, Google Slides ve Google Sheets uygulamaları da Workspace hizmetiyle sorunsuz çalışıyor.

Google Docs, metin belgeleri; Google Slides, sunum dosyaları; Google Sheets’tede elektronik tablolar oluşturulabiliyor. Google Drive ise şu durumlar için kullanılıyor;

• Belgeleri depolama,
• Belgeleri paylaşma,
• Belgeleri düzenleme,

Google Drive’de dosyalar sürükle-bırak tekniğiyle ekleniyor. Drive üzerinden ekipler iş birliği yaparak klasörler oluşturabilir.